一文看懂!到底什么是企业内容管理(ECM)

精华|行业资讯|编辑:我只采一朵|2016-05-09 14:13:56.000|阅读 686 次

概述:企业内容管理能有效率地生产、管理与发布多元化的内容,轻易满足政府与企业内部员工与管理阶层,以及外部合作厂商、客户与企业投资者对内容的需求。

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企业内容管理产生的背景

随着IT应用的深入普及,各行各业都积累了大量的信息资源。科学管理和合理开发这些内部和外部信息资源已经成为企业正确决策、增强竞争力的关键。最近一项A.T.Kearney研究指出,缺乏有效发布能力的数字内容每年会花费公司7500亿美元,因为知识型雇员将时间浪费在寻找和获取完成他们的工作所需要的信息上。

在一些诸如政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中,内容和应用程序代码已成为关键性资产。因此,要增强自身的全球竞争力,他们就必须将内容转化为推动商业成功的资产。与此同时,所有行业也都面临着管理各种格式的信息的挑战。客户对数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。

研究部门调查发现,在企业存储的大量数据中,传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据仅占数据信息总量的15%,而全球85%的信息是非结构化的,包括纸上的文件、报告、视频和音频文件、照片、传真件、信件等。如何管理这些非结构化信息,成为传统结构化数据管理的一大难题。

什么是企业内容管理

什么是企业内容管理ECM

企业内容管理能有效率地生产、管理与发布多元化的内容,轻易满足政府与企业内部员工与管理阶层,以及外部合作厂商、客户与企业投资者对内容的需求。 在 Interwoven的客户中,相当多的成功案例都是因为内容管理而使原有的资产增值助企业获益。通过内容管理,政府和企业可以实现把正确、实时的内容传 递给适当的人,并且进行最有效率的管理,藉以在信息产生后,能反复利用,以此大幅降低花费在数据管理、查询与检索上的时间与成本。

好的内容管理能够有效管理不同形式、平台、服务器的多元化内容,严格管理需要发布的信息,以确保信息的正确性,为企业提供一个高扩展性、低成本的文档、多媒体、程序代码和网站等内容平台。同时还能改善现有网站从协调开发到最后维护的流程,解决过度集中处理的瓶颈;为不同内容提供者提供各种内容输入渠道,如Web, XML, Web Service, FTP等,提高网页更新速度,提升内容丰富度,增进服务效率。

企业内容管理的定义

企业内容管理正是随着数据管理的发展而为客户提供的一种应用软件,它管理、集成和访问从音频、视频到扫描图像的各种格式的商业信息。内容管理处理的对象范围比传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据更广,除了一般文字、文档、多媒体、流媒体外,还包括Web网页、广告、程序(如JavaScript)、软件等一切数字资产(DigitalAsset),即所有结构化的数据和非结构化的文档。内容管理解决方案重点解决各种非结构化或半结构化的数字资源的采集、管理、利用、传递和增值,并集成到结构化数据的信息系统中,如ERP、CRM等,从而为这些应用系统提供更加广泛的数据来源。

“内容”的范围不断扩大

随着网络的普遍使用,企业内部信息的流通加速、文案与资料数量增加,电子邮件、从LotusNotes来的资料、网上讨论、实时简讯、Office文案,甚至是印刷资料的内容,即使不是出版媒体机构,也有加强管理这些资料的必要性。于是,“内容”就由原来的出版媒体内容,扩大成企业内部全部资料信息的内容了,同时也产生了“企业内容管理”ECM的新名词

ECM常被视为知识管理KM(KnowledgeManagement)的基础建设,知识管理是企业由下而上、累积智能的系统方法,已有16年的历史,虽然在技术与方法上不断演进,但在实际应用中因投资回报不易评估,更需企业文化的配合,让大家养成知识与人共享的意愿,所以发展并不迅速。

除了前面提到与内容相关的各种管理,这一两年,另外出现了M字头的管理概念与系统,客户关系管理CRM、供应链管理SCM、人力资源管理HRM,以及虽没有M但归在一类的企业资源计划ERP和企业网络入口EIP。这么多的管理,所产生的信息与数据,自然更要纳入企业“内容”的体系了。所以,企业的“内容”范围越来越大。

但这么多名词、概念与系统,不但企业用户弄不清楚哪一个做什么事、与别的系统有什么关连,就连制作推销系统的业者,也未必区分得清楚,而且系统越发展越有重迭走势。况且每类系统涵盖的都不小,都打算以高投入构建一个适用全企业的大系统。但经验告诉我们,这样的系统太昂贵、发展太耗时,尤其是构建集中式大型数据库,增加了系统的复杂程度,且风险也在提高。

把“内容”连起来管理

就在这时候,出现了另类的思考。如果制作一个新的系统,把上述提到的那些M放进去,则多半是由上而下的结构,也就是把下层原来运行的系统、原来 分散在各处各种格式的数据,移植到上层,建立一个庞大系统,形成一个庞大的集中式数据储存库,这样,工程浩大是在意料之中的。但是,一个创新的构思正好相 反,是从下而上,下层的原有运行的系统与数据,不论分散在什么地方、也不论什么格式,都可以维持不动、继续运行。然后用转换的方式,把数据转换成中性如 XML的格式,作为与别的系统衔接沟通的共同语言,再由一个信道把这些系统串连起来。

概括来说内容管理,是把现有各个底层的数据,建立一个共同的目录控管机制,各个系统处理数据的软件,都依此目录配送,使数据流动横跨各系统,既不必制造一个集中的庞大数据库,也不必更改现有系统的运行。这种模式的建立,自然较传统的作法省时省钱,风险也大为降低。

内容管理的顺畅,有赖于内容的结构化,因为只有结构化,才能对内容分类、索引、排序、搜寻。利用XML相关工具,来制作结构化的内容,正是内容管理的基础建设。这项基础建设,无疑是内容管理的重要程序,也是一项十分艰苦的工作,更是实时企业所需要付出的代价。

企业内容管理的主要功能

从技术角度来看一下内容管理系统应该提供的功能,一个完整的内容管理系统包括以下几个部分(如下图):内容仓库、内容搜索引擎、内容管理功能模块、用户接口以及内容访问设备等

企业内容管理的主要功能

(1)内容仓库

用以存储各种形式的内容,如文档、视频、声频文件等。

(2)内容搜索引擎

企业内容管理系统的核心功能模块,用以帮助使用者快速定位所需内容,按照搜索方法可分为全文搜索、上下文搜索等。现在更先进的检索技术还包括智能化知识检索技术,自然语言查询等。

(3)企业内容管理模块

企业内容管理系统的主要功能模块,用以提供对内容管理过程的支持,包括:

① 内容创建和编辑。用以实现各种数据、信息、文档和程序的获取并提供创建内容的协作工具,如文档和网页制作工具,数据转换(Metadata and XML)工具等。【文档管理工具

② 内容个性化。内容的个性化是内容管理区别于传统文档管理的一个重要特征,包括根据用户喜好的用户控制个性化、根据内容相关性的数据控制个性化等。【图表报表

③存档管理。用以实现安全存贮、管理各种形式的内容。 【DevExpress内容管理

④工作流。用以实现用户自定义的流程和基于角色的流程控制、审批流程等。【K2 BPM工作流

⑤安全控制。包括数据库安全控制、加密,拷贝和传播限制等。【加密解密工具

⑥生命周期管理。主要是指对内容版本的控制,如多版本控制、版本跟踪等功能。【版本控制

(4)用户接口模块

包括传统的非web方式的图形用户界面GUI以及新近发展起来的企业信息门户EIP等各种方式,EIP将成为未来用户接口的主导方式。

(5)内容访问设备

包括客户计算机以及PDA、移动电话等移动型设备。

IBM在企业内容管理领域的优势

在企业内容管理领域,IBM具有15年的成功经验,一直专注于企业级应用解决方案。去年底的大概统计,IBM与超过400家应用软件提供商和系统集成商紧密合作,面向金融、电信、制造、政府、传媒等行业推出了丰富的ECM解决方案。截止到目前,国内外许多公司如CNN、可口可乐、国家图书馆、中行广东分行等已经部署基于IBM的内容管理系统。

慧都科技与IBM达成深度合作关系,在企业内容管理(ECM)领域具备独特优势。依托13年控件开发经验,快速实施企业内容管理解决方案,目前在DevExpres定制开发甘特图定制开发3D可视化K2 BPM定制开发等领域积累了丰富经验。

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慧都网友 2016-05-09 14:24:28.000
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