Office 365客户案例:助力神州数码跨地域业务快速增长

原创|行业资讯|编辑:黄竹雯|2018-01-10 16:39:59.000|阅读 88 次

概述:在跨地域业务方面,Office 365 将为我们提供很大的帮助,IT 管理人员点几下鼠标,在远端的新员工就可以使用 Office 的最新软件、邮件、音视频会议、共享文档资料这些强大功能,快速展开工作。

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“在跨地域业务方面,Office 365 将为我们提供很大的帮助,IT 管理人员点几下鼠标,在远端的新员工就可以使用 Office 的最新软件、邮件、音视频会议、共享文档资料这些强大功能,快速展开工作。” 
——杨楠, 副总裁 企划办 神州数码(中国)有限公司

从神州数码诞生的第一天起,就确定了自己的理想——“数字化中国”,也因此命名为神州数码。十二年间,神州数码的 IT 合作厂商从 25 家发展到接近 300 家,产品领域从不超过 50 个发展到超过 400 个。与 130 家国际顶尖IT供应商合作,将全线 IT 产品、方案组合覆盖到从个人应用到企业、行业应用的所有领域。

正如 Digital China 的命名一样,神州数码始终以“数字化中国”为使命。2010 年神州数码提出了“智慧城市”发展战略,截止 2014 年 2 月,神州数码“智慧城市”战略布局已在全国 70 余个城市展开,与 21 个城市签订了战略合作框架协议。已在全国范围建立了 6 个区域业务中心,业务网络拓展至全国 19 个平台,同时拥有 3 个业内领先的区域研发中心、3 个物流中心和1个专业交付基地。神州数码希望借助 Office 365 灵活的部署方式及强大功能,根据各地域不同的业务量分配办公基础资源,合理控制基础设施投入成本,以最优化的配置助力各地域分支机构迅速发展。

应用背景

神州数码销售网络从覆盖不到 200 个城市、只有 3000 多家渠道发展到覆盖 860 个城市、13000 多家经销渠道和 6000 多家增值合作伙伴,拥有中国 IT 领域最广泛的市场覆盖。

企业规模不断发展壮大,已在全国范围内建立 4 个区域中心、3 个物流中心和 1 个数据中心,业务网络拓展至 19 个平台,近 50 个办事处及分支机构。如此庞大的业务范围,跨地域之间的沟通、协作、管理都给神州数码带来了巨大挑战。

需要与合作伙伴及渠道经销商进行多方沟通

对于神州数码的业务人员,与合作伙伴、渠道经销商经常保持联系是一件非常重要的事情。由于各地都有分支机构及合作伙伴,跨地域的会议经常召开,单纯使用电话语音沟通已不能满足会议需要。业务人员出差是非常频繁的事情,差旅费用已成为神州数码业务部门的一项居高不下的成本,他们在寻求一种简单、快捷、强大的跨地域沟通方式,有效降低成本,促进业务发展。

重要文档版本不统一,员工外出携带不便

每个员工的文档都存放在自己的笔记本电脑、U 盘、移动硬盘或者公司的共享文件服务器上。时间一长,就会出现各种文档堆积如山、移动设备丢失、各种设备上的文档版本不一致、重名文档多、文档安全性没有保证、内容查找不方便等各种情况。神州数码希望将业务人员的文档统一管理,解决文档分散、版本混乱等问题,并让经常出差的员工能够在手机上查看文档。

各地区分公司 Office 版本不统一,影响文档协作

在神州数码,各地分支机构员工所使用的 Office 软件版本不尽相同。高版本制作的文档,在低版本上由于不具备相应的功能,可能无法编辑或修改,影响协作。

扩展分支机构,需要控制前期 IT 投入成本

随着业务不断扩大,新业务不断开启,各地的分支结构不断建立,IT 基础设施建设就会出现重复建设、成本过高的问题。如果当地分支机构只有几名员工,同样还是要预先投入较大成本的 IT 建设和维护管理人员,前期成本过高,并且不利于根据市场灵活控制分支机构规模。在神州数码,这样的情况非常的普遍,业务发展迅速,各地都要有分支结构支撑,所以在 IT 方面的前期投入是一个需要慎重考虑的问题。

解决方案

作为智慧城市的倡导者,神州数码计划将领先的云应用技术和服务融入业务,希望在国内成为这一领域的先行者。

借助 Skype for Business Online 实现跨平台多方会议

通过部署 Office 365,与各区域合作伙伴、经销商进行沟通将会变成一件非常容易的事情。Office 365 中的 Skype for Business Online 跨平台的特性使员工可以在电脑、手机、平板上通过网络进行音视频会议,具备共享PPT、桌面、附件、录制会议、会议笔记等强大功能,只需依托互联网就可以使业务人员如身临其境一般地与合作伙伴、经销商或客户进行远程会议。并且一方邀请,另一方并不需要 Office 365 账号,只需要使用浏览器即可加入沟通会议中。

使用 SharePoint Online 管理文档,使用 OneDrive For Business 保持同步更新

在 Office 365 SharePoint Online 中,提供了完善的文档版本管理及强大的文档搜索功能,精确定位文档标题、内容、版本、修改时间、修改人等,使用户可以一目了然。使用OneDrive For Business 可以在用户的电脑、手机等设备上随时同步文档。

既可以获得最新版本的 Office 软件,也可使用 Office Online 在线编辑

Office 365 的订阅方式,允许用户在订阅期内不断获得最新版的 Office,并且每个用户许可能够安装五台 PC/Mac 计算机和五个移动设备。

即使在没有 Office 本地客户端的情况下,Office 365 还提供 Word Online、Excel Online 、PowerPoint Online 等在线版本,在浏览器中即可编辑文档。

利用 Office 365 统一的用户管理和分配灵活扩展业务

Office 365 使用通过一个集成的控制台管理用户和服务,能够精确控制用户数量及每用户可使用的功能、空间容量,并实时监控个服务运行状态。当神州数码扩展新的分支机构时,只需为新的员工开通账号。如果撤销某个分支机构或员工离职,只需删除原有的账号,就能回收账号给其他人员使用。员工一旦获得账号,即可访问业务应用。

优势与收益

微软 Office 365 成熟的云服务平台,将会为神州数码在IT管理、即时沟通、存储、邮件、搜索等基础业务应用上提供重要的支持,并且很好地控制投入成本,做到人员 IT 成本颗粒化,使神州数码的不断扩张时,免除IT成本的后顾之忧。

沟通无障碍,锐减差旅开支

使用 Skype for Business Online,神州数码的业务部门预计可以省去大量差旅费用,业务人员的工作时间安排将更加灵活。原来一个出差的会议至少需要两个工作日,在 Office 365 上线后可能只需要 1-2 个小时。 随时随地召开会议,不必在拥堵的交通上耽误时间,从时间、计划、成本上,均会为神州数码业务部门减少大量费用开支。

易于发现和随时访问企业资源

SharePoint Online 强大的搜索功能使集中管理的文档即刻呈现,并且提供搜索结果预览,使用户精准定位文档,节省时间。OneDrive For Business 如同一个随身网盘,在移动设备上即可访问云端文档,将促进神州数码的移动办公应用。

流畅协作,提升整体效率

神州数码希望采用 Office 365 后,可以实现相同的文档在电脑、手机、平板上完美呈现。不仅能时时获得最新的 Office 应用,还可确保协作的高效展开。有网络的地方,可以实时协作;没有网络的地方,可以脱机访问,联网自动同步。这些灵活多样的工作方式,能有效提高跨地域、跨设备的协作效率。

灵活调控用户数量,严格控制分支结构IT成本

Office 365 提供可靠、专业的 24x7 技术服务支持,神州数码无需担心上线后需要庞大的 IT 团队对 Office 365 进行管理运维。在扩展分支机构业务时,可以根据业务需要,灵活增加或减少订阅数量,成本不仅可控,还能准确预见所需费用。


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