如何使用Minitab Workspace更轻松的管理项目?

翻译|使用教程|编辑:况鱼杰|2020-08-05 11:35:33.740|阅读 28 次

概述:任何项目都需要明确的管理和领导。成功的项目不仅仅会发生。 即使拥有最好的团队,也需要为团队启动成功的项目定义明确的项目范围,目标和角色。无论您是项目管理的新手还是老手,项目章程都对组织项目和保持所有人的正常运转非常有帮助。

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任何项目都需要明确的管理和领导。 成功的项目不仅仅会发生。即使拥有最好的团队,也需要为团队启动成功的项目定义明确的项目范围,目标和角色。无论您是项目管理的新手还是老手,项目章程都对组织项目和保持所有人的正常运转非常有帮助。

团队参与项目章程

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什么是项目章程?


项目章程是一份简短的文档,以简洁明了的方式说明了项目。 章程通常在设计时就考虑了高层管理,章程应包含项目的范围,目标和参与者,这样任何人都可以在短时间内了解项目概念。 项目章程还应划定许多角色和职责,必要时包括利益相关者,同时概述项目中的一些目标和截止日期。

最终,项目章程解决了任何项目中的以下问题:

  • Why?
  • Who?
  • What?
  • When?
  • Where?
  • How?

尽管很简短,但是项目章程通常还是基于工作声明(SoW)的正式文档,用于满足商定的业务需求,通常在项目开始时就建立。 理想情况下,当项目的所有部分都汇集在一起时,将在项目的计划阶段制定项目章程。 然后,一旦项目准备就绪,便会提出项目章程,以供利益相关者最终批准。


使用项目章程的好处和重要性


项目章程有助于保持项目的正常进行和团队负责,从而使项目更成功地完成,并实现预期的成果。项目章程不仅限于此。除此之外,完成后还可以提供其他好处:

  • 总体清晰–为整个团队制定清晰的指导方针,包括重要的里程碑,目标和责任
  • 设定范围–在章程中定义预算和预期工作时间时,项目不太可能失控
  • 节省时间–明确的章程可以帮助项目保持进度,避免成本高昂的挫折或范围不断缩小
  • 增强团队动力-通过定义项目经理和赞助商,更容易保持整个团队的积极性和幸福感。 (要定义项目中的每个角色,建议使用RACI图表)。

对于一个主要目的,项目章程也具有极大的好处:向项目负责人提供他们在批准的项目上工作所需的权限。 批准很重要,因为如果没有必要的资源,该项目将无法进行。清楚,正确地写出章程后,管理人员就可以看到项目中明确的业务价值,并在以后达到各个里程碑时回头参考该项目。 这一点也很重要,因为它可以防止对项目进行不必要的审查以及避免可能导致项目停工的普遍误解。


需要包括哪些组件?


在强大的项目章程中需要包含一些组件。这些包括:

  • 该项目将要解决的问题的说明。该项目的目的应包括简洁明了的语言。
  • 一个业务案例,说明为什么要完成该项目以及如何与组织的战略目标相关联。本节还可以包括推进项目所需的资源要求。这应该包括预算。
  • 关于项目目标或如何定义项目成功的陈述。这些应该由项目发起人批准。
  • 开始日期和结束日期创建了明确的时间表,这将有助于赢得管理层的批准并保持工作团队的工作状态。
  • 项目的范围,定义什么在项目范围内,什么不在项目范围内。
  • 将与利益相关者一起参与该项目的团队成员。这包括受影响的业务部门或服务区域,业务部门内的部门,项目负责人和项目发起人。

如前所述,这些组件应包含在每个项目章程中,最好是在创建项目章程时。项目章程中包含的组件还应回答以下问题:

  • 业务案例是什么,或者为什么要继续进行该项目? 项目章程必须说明为什么需要时间,精力和金钱。
  • 谁来领导这个项目,谁来赞助这个项目? 项目章程需要说明由谁来领导工作团队和将支持工作的发起人提交给执行管理层。
  • 如何衡量项目? 应该有可衡量的结果和收益,证明对企业的价值。 这可以减少或避免成本,提高客户满意度或增长机会。

这些问题将帮助您和您的团队以正确的心态开始写作过程,并为任何项目章程奠定坚实的基础。


使用这些提示和最佳实践开始创建项目章程


弄清楚从项目章程开始的位置可能很困难并且有点不知所措。有很多部分必须结合在一起。组织它们并找到简洁和细节之间的适当平衡可能是一个挑战,但这不是必须的。

以下是启动项目章程时的提示和最佳做法:

  • 使用模板。定义项目是一项重要的任务,但是当您从头开始时,可能会感到困难和不知所措。我们建议使用Minitab工作区中的项目章程模板,以确保包括所有内容,并且不同的工作组使用同一文档。由于包含了所有最有用的表单字段,因此该模板可以帮助提供指导。该模板还可以根据您的需求进行定制,并且由于它是数字化制作的,因此在需要时易于更新和共享。

Minitab工作区中的项目章程示例

  • 让合适的人参与进来。尽管厨房里厨师过多可能是一个障碍,但重要的是要征求每个业务部门或部门代表的意见。有些团队对业务收益有不同的看法,因此一定要征询项目中所有团队的意见。
  • 识别风险。提前了解风险水平,尤其是在复杂项目中。如果某些风险因素导致延误,这有助于与利益相关者和高管建立期望。提前计划解决方案,使高管和团队对项目更加满意。

请记住,这是一个指南。项目章程是项目以及利益相关者的路线图。确保所有参与人员易于遵循,并在项目的整个生命周期中参考章程。您是否已经考虑过可以领导组织的项目?通过使用Minitab Workspace中的项目章程,开始您的项目。

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