K2案例学习:Nando’s公司使用K2 blackpearl增加财务流程效率

原创|行业资讯|编辑:郝浩|2016-03-30 16:48:27.000|阅读 140 次

概述:K2 BPM在各个领域的工作流改进方面都由很广阔的应用,本文讲解了K2 BPM是如何帮助Nando’s公司解决财务运营的繁琐流程问题。

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公司名称:Nando’s公司

公司位置:英国

公司简介:Nando’s公司在英国经营着286家餐厅,从苏格兰阿伯丁到英格兰南安普顿,

所在行业:酒店服务业

实施区域:主要为财务方面的12个工作流业务程序

相关的软件:K2 blackpearl, Microsoft SharePoint以及其内部定制应用程序。

面临的问题:

第一家Nando’s的餐厅于1992年在英国开业,此后这家公司取得了伟大的成功,每一年都有很多新的餐厅开业。然而,随着公司业务的不断壮大,原先制定的公司流程已经无法满足当前的需要。

Nando’s的财务部门每个月需要处理4000到6000张发票。在这些发票兑现之前,需要将其分配到特定的成本项目并需要得到业务流程中不同人员的授权,包括位于全国各地的某个餐厅经理。

“我们意识到这个核心的业务流程需要自动化的工作流程来进行改善。”Nando’s的应用程序经理Juan Louw说道。

公司的费用处理流程同样需要自动化:员工必须打印一张费用开销表格并进行填写,在得到经理批准之后交由财务部门进行处理。而财务部门人员则必须将这些信息录入系统之中。整个过程非常缓慢,而费用开销表格的填写经常会出现错误,而纠正这些错误又要花费很多的时间。

解决过程:

Nando’s公司使用K2来开发它的12个独立的工作流,主要是为了支持公司的发票和费用管理过程。

现在,当收到发票以后,财务部门会将其录入财务中心系统,然后将其分配到相关的成本项目中。每一张发票会自动定向到可对该发票进行批准的相关人员,管理人员可以选择接受或者拒绝。关于餐厅的日常活动费用发票会转发给餐厅经理,以便他们能够核查工作是否圆满完成。

因此,整个发票处理流程不仅更加快速,对于财务的管控也更加细致。

“对于那些流程不完整的发票我们拒绝兑现。”Louw说。

在新的K2费用申请流程中,员工需要填写电子表格形式的开销清单。之后会自动将其发送到相应流程的经理来进行审批,然后再送达财务部门。

自动化的过程节省了财务部门大量的时间,他们无需再进行信息的输入,这也有效的减少了认为的错误。

带来的改观:

  • 整个业务运作效率得到很大提高
  • 减少财务人员的工作量
  • 报销费用的处理和支付更加快速
  • 加强了对发票支付的财务管控
  • 在没有系统发生实质改变的前提下完成了流程的灵活自动化
  • 提升了公司文化

评价:

过去我们要花费3到4周时间等待费用请求的处理,现在一周内就可收到付款。Nando’s公司应用程序经理Juan Louw这样评价道。

“公司在继续成长中,我们有能力处理每个月大量的发票和费用请求。”

 



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