K2案例学习:马瑞利(中国)公司使用K2优化采购流程

行业资讯 | 作者:回忆和感动 | 2015-12-11 17:14:39| 阅读 0 有用 (0) 评论 (0) 收藏


概述:本篇介绍了使用K2业务流程管理平台解决马瑞利(中国)公司的采购流程问题。

公司名称马瑞利(中国)公司

所在行业汽车制造业

公司简介玛涅蒂-马瑞利集团(以下简称马瑞利)是世界500强意大利菲亚特汽车集团(FIAT GROUP)成员之一,具有90多年的历史,主要从事汽车零件、系统和组件的研发、设计与生产的业务。集团在15个国家拥有49个生产厂、30个研发中心,共有25000名雇员;集团在中国涉及3大类业务:电子系统(组合仪表;车载信息系统)、车灯(前、后照明系统)、动力系统(汽油、柴油和多燃料发动机的控制系统;手自一体变速箱控制系统) ;9家分支机构,总部设在上海。

实施区域:采购类的流程管理

用户群体:上海贸易公司,佛山车灯等九家企业分支机构

实施软件与方案:K2 Blackpearl、K2 Star、K2 smartforms

需要达成的目标:通过对流程优化达到减少企业成本费用、提高企业运作效率的目的。

面临的问题:

整个采购的业务流程主要分为计划、申请、采购执行、验货入库、支付五大阶段。其中每个阶段又可细分为很多小的流程步骤。以下是每个流程阶段所面临的一些问题:

  • 计划:历史采购数据无法作为参考;预算与实际脱节,无法通过预算进行全局管控。
  • 申请:种类繁多,审批路径复杂;采购内容数据标准化、结构化困难 ;申请项多的话输入很不方便。
  • 执行:订单自动生成不够灵活,需要人为的拆单、并单;历史订单、合同信息参考困难;合同履约跟踪难,支付总不及时;合同多样性导致标准化困难 。
  • 验货:异常收货业务复杂度高,难处理; 送货单格式各异,无法统一,填报繁琐,困难,容易造成系统数据脱节; 收货依据来源灵活、多样,订单、财务凭证、货物三者数据完整性,关联性难以保证 。
  • 支付:业务描述和财务描述不一致,无法自动入账,凭证工作量大;费用归属的调整困难;应付账款无法全局跟踪、管理 。

过去的ERP软件已经无法有效的解决这些问题——业务审批的多态性以及业务审批的衔接ERP软件已经胜任,需要先进的流程管理工具来做到全业务的覆盖和全流程的贯通 ,实现数据一致化、标准化、规范化、完整化,丰富化。

解决方案:

以K2 BPM为载体,无缝集成其他异构业务系统(如ERP/SAP,CRM,HR,SharePoint等)和其它流程。

解决过程:

在计划的阶段:建立全局的预算管理,合理的预算管理机制 。

K2案例

在下面几个场景会出现预算变化:

  1. PR申请人提交PR流程时,会扣除PR不含税总金额。
  2. PR申请人撤回时,返还之前扣除的预算。
  3. PR重新提交时,会按照新的不含税总金额扣除预算
  4. PR流程关闭时,如果没有发起PO流程,返还之前扣除的预算;如果有发起PO流程,并相关PO流程全部结束,先返还之前扣除的预算,再按相关PO流程中的不含税总金额之和扣除。
  5. PO流程撤消时,先判断这支PO是否是这支PR相关的最后一支PO流程,如果不是,不做操作;如果是,先返还之前扣除的预算,再按相关PO流程中的不含税总金额之和扣除。
  6. PO流程最后一个节点做同意操作时,会按照第5点规则触发预算计算。

在申请的阶段:方便采购申请操作 ;对审批加入关键数据的查询。

K2案例
模板化常用采购物料,模板化申购理由,减轻申请时的输入量

 

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在执行的阶段:拆单、并单更加自由;合同进行模板化;输出格式更加多样化。

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自由的拆单、并单

 

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灵活、便捷的标准化合同模板管理

 

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打印支持输出Word、PDF、HTML,查询结果可导出为Excel

在验货的阶段:增加对收货的技术支持;支持多次收货、支持收货异常;增加支付计划的支持。

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利用条形码+扫描枪轻松收货

 

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异常收货支持全局管理

 

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PO流程申请时填写支付计划,将根据支付计划发送提醒给财务人员,并联动后续支付流程

在支付的阶段:进行灵活的费用分摊;针对每月付款计划,支持批量生成支付清单,批量审批。

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费用分摊

 

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生成的支付清单

 


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