K2案例学习: PPG公司使用K2管理436000个站点的3TB数据

行业资讯 | 作者:回忆和感动 | 2015-12-01 16:07:49| 阅读 0 有用 (0) 评论 (0) 收藏


概述:本篇介绍了使用K2业务流程管理平台解决制造业的跨国大公司PPG内部数据、流程的管理和传输的问题。

公司位置:美国宾夕法尼亚州匹兹堡

所在行业:制造业

公司简介:PPG公司成立于1883年,目标是成为世界领先的涂料和特种材料有限公司。由于其在创新和可持续性发展领域的领导地位, PPG公司提供了比一般公司更多样化的方式来帮助来自工业、交通、消费品和建筑市场的客户改进外观。目前PPG公司的业务已经扩展到全世界近70个国家。

实施区域:资产交易的财务授权(ACT)、定制服务(MTO)、原材料与成本变化。

相关的软件:SharePoint 2010、 K2 blackpearl、K2 smartforms、SharePoint快速搜索服务器。

系统用户:超过46000个公司员工。

解决后的收益:集中式查找的标准化和一致性。通过对后台和ERP系统更多的集成,减少手动查询从而提高生产率。

面临的问题:

如何有效地提取和管理横跨五个不同地区的436000个SharePoint站点与1200万个文件的3TB数据?这就是PPG公司,一家全球性的油漆、涂料和特种材料供应商所面临的问题。面对海量的数据内容,该公司需要一个能够在正确的时间让正确的人提取和交付业务线信息的解决方案。

公司的IT团队负责所有SharePoint的事务,他们必须创建多个业务流程自动化程序来帮助不同的业务部门查看手动流程。这里需要一个增值性的解决方案来帮助他们提高生产率和成本效益。

解决过程:

“当我们在2011年购买K2的产品时,发现K2是一个非常宽广的平台。”PPG公司IT部门的高级项目经理Diane Kallet说。“我们也评估了其它的同类平台,最后我们之所以选择K2,是因为K2的平台广度,不仅仅限于SharePoint。如果想完成 SmartForms的功能,而又不想中间混杂SharePoint的东西,我们仍然可以使用K2来完成。其它的工作流工具都需要搭建在SharePoint基本结构之上,而K2拥有自己的结构和服务器,这一点,我们非常喜欢。”

K2最初被买来是为了取代PPG公司商品化工原料业务部门的电子文档管理系统 ,而这个业务部门在2013年已从公司分离了。在2012年,公司的IT部门对K2进行了培训并进行了小的测验,之后他们便了解到了这个平台的完整价值。在2013年,当熟知的K2 blackpearl和K2 smartforms被融合进这个平台,他们对新进的员工进行培训时再一次刷新了对K2的认识。而正好这个时候,IT部门接到了一个项目,需要对新收购的某个业务进行管理,这个项目需要SmartForm web应用程序,于是他们有了机会对K2的22个完全成型的应用程序进行全面的学习。

对财务来说,他们的资产交易财务授权(ACT)有一个手动审批过程。假如数据发生了丢失,那么就没人能够确定谁还在等待审批,谁需要获得审批,下一个步骤是什么——这是牵扯到业务关键开销审批的大问题。

当文档通过邮件或硬拷贝的方式进行传递时,通过自动审计功能,K2与SharePoint 在整个过程中结合在一起。 K2 smartforms、工作流以及 PPG公司的SharePoint 站点可让用户跟踪审批的状态,因此用户都知道下一个任务是什么,是谁经过审批的,是谁接受的委托等。每次审批的时间戳、审计记录都被记录在系统之中,甚至到ACT结束。另外,ACT的原组件可被重用在以后的应用程序中,使每个应用程序的流程更简短。

财务部门是K2的早期用户之一。另外还有一些其它部门也在使用K2,以下是PPG公司中使用K2的各种系统:

  • 财务部门:除了ACT系统,还使用K2管理客户声明书。
  • 质量管理部门:使用K2进行文档和项目的管理。
  • 环境、健康和安全部门:使用K2管理原材料,处理构成变化的命令。
  • 建筑涂料部门:在票务、顾客退单、保修请求等方面进行数据管理。

进入2015年,PPG公司的IT团队又接到了许多应用程序和项目的实施请求,由于资源的可用性,他们继续选择K2 搭配SharePoint来作为他们未来几年核心战略。

“我们正在调查微软发布的SharePoint的版本变迁,从v2010到v2013,再到下一个版本。”Kallet说道。“我们所有的策略都是以安全和服务为前提的——这与K2软件所坚持的一样——这是我们目前坚持也是以后会持续坚持的观点。”


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